Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

TapOkie Work (»vi«, »vores« eller »os«) er en sikkerhedsplatform for enearbejdere drevet af Lynkobyte. Den omfatter TapOkie Work-managerdashboardet, mobilappen til medarbejdere og relaterede tjenester på work.tapokie.com. Denne politik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter personoplysninger, når I bruger TapOkie Work som organisationsadministrator, manager eller medarbejder.

TapOkie Work er adskilt fra forbrugerappen TapOkie til personlige check-ins. Ved privatlivsspørgsmål: support@tapokie.com.

2. Roller og ansvar

TapOkie Work er en virksomhedstjeneste, som organisationer bruger til at overvåge enearbejderes sikkerhed. Afhængigt af jeres rolle:

• Organisationsadministratorer og managers opretter konti, konfigurerer teams, modtager alarmer og tilgår rapporter via managerdashboardet.
• Medarbejdere bruger TapOkie Work-appen til at starte og afslutte besøg, forlænge timere og udløse SOS ved behov.

Jeres organisation er ansvarlig for at fortælle medarbejdere, hvorfor data indsamles, hvilke managers der modtager alarmer, og for at overholde egne ansættelses- og databeskyttelsesforpligtelser. TapOkie behandler data efter organisationens instruktioner for at levere tjenesten.

3. Data vi indsamler

Vi indsamler data, der er nødvendige for at drive TapOkie Work, herunder:

• Organisationsdata: navn, branche, tidszone, website, faktureringskontakt og konfiguration såsom standard-sessionstimere og eskalering.
• Manager- og adminkonti: navn, e-mail, rolle, loginoplysninger og dashboardaktivitet til sikkerhed og revisionsspor.
• Medarbejderkonti: navn, e-mail, teamtilknytning, kontostatus og loginoplysninger oprettet af organisationen.
• Sessions- og sikkerhedsdata: start- og sluttider, timerens varighed, forlængelser, stedetiketter, sessionsstatus (inkl. missede check-outs og SOS) samt lokationskoordinater ved start/slut af session eller SOS, hvis lokationstilladelse er givet på enheden.
• Alarmer og eskaleringer: missede check-outs og SOS-hændelser, kvitteringsstatus, eskaleringstrin og tidsstempler.
• Notifikationer: push-tokens og enhedsplatform til app-notifikationer samt browser-push til managers.
• Rapporter og eksporter: data i revisionseksporter, planlagte rapporter, compliance-certifikater og quick-glance-boardlinks oprettet af organisationen.
• Tekniske data: IP-adresse, browser- eller appversion og driftslogfiler til sikkerhed, fejlfinding og pålidelighed.

4. Hvordan vi bruger data

Vi bruger data til at:

• Levere managerdashboard og medarbejderapp.
• Registrere besøgssessioner og opdage missede check-outs eller SOS.
• Sende alarmer og eskaleringer til konfigurerede managers via e-mail og browser-push.
• Generere revisionsklare rapporter, eksporter og compliance-certifikater.
• Drive skrivebeskyttede quick-glance-boardlinks oprettet af organisationen.
• Sende service-, sikkerheds- og valgfrie ugentlige digests via e-mail.
• Fakturere organisationen og administrere abonnementer.
• Forbedre, sikre og understøtte tjenesten og overholde loven.

5. Retsgrundlag (EØS/UK)

Hvor loven kræver det, behandler vi personoplysninger på baggrund af: (a) kontrakt – for at levere den tjeneste, jeres organisation har tilmeldt sig; (b) legitime interesser – til sikkerhed, forebyggelse af svindel, tjenesteforbedring og alarmering af managers ved mulige sikkerhedshændelser, hvor interesserne ikke tilsidesætter individuelle rettigheder; og (c) samtykke – hvor I har givet det, f.eks. valgfri browser-push eller lokationstilladelse i medarbejderappen.

6. Hvem vi deler data med

• Inden for jeres organisation: autoriserede managers og administratorer kan tilgå medarbejderstatus, alarmer, sessionshistorik og eksporter efter rolle.
• Tjenesteudbydere: hosting, e-mail, push (f.eks. Firebase Cloud Messaging) og anden infrastruktur, der behandler data efter vores anvisninger under passende garantier.
• Myndigheder: hvor påkrævet ved lov, retskendelse eller for at beskytte rettigheder og sikkerhed.

Vi sælger ikke personoplysninger.

7. Internationale overførsler

Jeres data kan behandles i lande uden for jeres bopæl. Når vi overfører data fra EØS eller UK til lande uden tilstrækkelig beskyttelse, anvender vi passende garantier (f.eks. standardkontraktbestemmelser) som loven kræver.

8. Opbevaring

Vi opbevarer organisations-, manager-, medarbejder-, sessions- og alarmdata, så længe organisationen er aktiv kunde og efter behov for tjenesten. Organisationer kan eksportere revisionhistorik før opsigelse. Når en medarbejder deaktiveres, stopper nye sessioner, men historiske poster kan forblive i den eksporterbare historik, medmindre sletning anmodes i overensstemmelse med vores opbevaringspolitik og retlige forpligtelser.

9. Sikkerhed

Vi anvender branchestandarder til at beskytte data, herunder kryptering under transport og adgangskontrol. Organisationer og brugere er ansvarlige for sikre adgangskoder og enheder. Vi underretter berørte parter og tilsynsmyndigheder, hvor det kræves, hvis et brud påvirker personoplysninger.

10. Jeres rettigheder

Afhængigt af, hvor I bor, kan I have rettigheder til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning eller portabilitet af personoplysninger, indsigelse mod visse behandlinger, tilbagetrækning af samtykke eller klage til en tilsynsmyndighed.

Medarbejdere og managers bør først kontakte deres organisation ved anmodninger om arbejdspladsdata. I kan også kontakte os på support@tapokie.com. Organisationsadministratorer kan deaktivere medarbejdere, eksportere poster og administrere dashboardadgang fra managerdashboardet.

11. Børn

TapOkie Work er en arbejdspladstjeneste til organisationer og deres personale. Den henvender sig ikke til børn. Organisationer må ikke tildele konti til personer under den minimumsalder for arbejde, der gælder i deres jurisdiktion.

12. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden. Vi offentliggør den opdaterede version på denne side og opdaterer datoen »Senest opdateret«. Ved væsentlige ændringer kan vi underrette organisationsadministratorer via e-mail eller dashboardet.

13. Kontakt

Ved privatlivsspørgsmål eller -anmodninger: support@tapokie.com.