Integritetspolicy

1. Vilka vi är

TapOkie Work (”vi”, ”oss” eller ”vår”) är en säkerhetsplattform för ensamarbetare som drivs av Lynkobyte. Den omfattar TapOkie Works managerdashboard, mobilappen för medarbetare och relaterade tjänster på work.tapokie.com. Denna policy beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter när du använder TapOkie Work som organisationsadministratör, manager eller medarbetare.

TapOkie Work är skilt från konsumentappen TapOkie för personlig check-in. För integritetsfrågor: support@tapokie.com.

2. Roller och ansvar

TapOkie Work är en företagstjänst som organisationer använder för att övervaka ensamarbetares säkerhet. Beroende på din roll:

• Organisationsadministratörer och managers skapar konton, konfigurerar team, tar emot larm och får tillgång till rapporter via managerdashboarden.
• Medarbetare använder TapOkie Work-appen för att starta och avsluta besök, förlänga timers och utlösa SOS vid behov.

Din organisation ansvarar för att informera medarbetare om varför uppgifter samlas in, vilka managers som får larm, och för att uppfylla egna anställnings- och dataskyddsåtaganden. TapOkie behandlar uppgifter enligt organisationens instruktioner för att tillhandahålla tjänsten.

3. Uppgifter vi samlar in

Vi samlar in uppgifter som behövs för att driva TapOkie Work, bland annat:

• Organisationsuppgifter: organisationsnamn, bransch, tidszon, webbplats, fakturakontakt och konfiguration som standardtimers och eskalering.
• Manager- och adminkonton: namn, e-post, roll, inloggningsuppgifter och dashboardaktivitet för säkerhet och revisionssloggar.
• Medarbetarkonton: namn, e-post, teamtillhörighet, kontostatus och inloggningar skapade av organisationen.
• Sessions- och säkerhetsdata: start- och sluttider, timerlängd, förlängningar, platsmärken, sessionsstatus (inklusive missade utcheckningar och SOS) samt platsangivelser vid start/slut av session eller SOS om platsbehörighet beviljats på enheten.
• Larm och eskaleringar: missade utcheckningar och SOS-händelser, bekräftelsestatus, eskaleringssteg och tidsstämplar.
• Aviseringar: push-token och plattformsinfo för appaviseringar samt webbläsar-push för managers.
• Rapporter och export: data i revisionssexport, schemalagda rapporter, compliance-intyg och snabböversiktslänkar skapade av organisationen.
• Tekniska data: IP-adress, webbläsar- eller appversion och driftloggar för säkerhet, felsökning och tillförlitlighet.

4. Hur vi använder uppgifter

Vi använder uppgifter för att:

• Tillhandahålla managerdashboard och medarbetarapp.
• Registrera besökssessioner och upptäcka missade utcheckningar eller SOS.
• Skicka larm och eskaleringar till konfigurerade managers via e-post och webbläsar-push.
• Generera revisionsfärdiga rapporter, export och compliance-intyg.
• Driva skrivskyddade snabböversiktslänkar skapade av organisationen.
• Skicka tjänste-, säkerhets- och valfria veckosammandrag via e-post.
• Fakturera organisationen och hantera prenumerationer.
• Förbättra, säkra och supporta tjänsten samt följa lag.

5. Rättslig grund (EES/Storbritannien)

När lag kräver det behandlar vi personuppgifter med stöd av: (a) avtal — för att leverera tjänsten organisationen tecknat; (b) berättigade intressen — för säkerhet, bedrägeriförebyggande, tjänsteutveckling och larm till managers vid möjliga säkerhetsincidenter, när intressen inte åsidosätter individuella rättigheter; och (c) samtycke — när du gett samtycke, t.ex. valfri webbläsar-push eller platsbehörighet i appen.

6. Vem vi delar uppgifter med

• Inom din organisation: auktoriserade managers och administratörer kan se medarbetarstatus, larm, sessionshistorik och export utifrån roll.
• Tjänsteleverantörer: hosting, e-post, push (t.ex. Firebase Cloud Messaging) och annan infrastruktur som behandlar data enligt våra instruktioner med lämpliga skyddsåtgärder.
• Myndigheter: när lag, domstolsbeslut eller skydd av rättigheter och säkerhet kräver det.

Vi säljer inte personuppgifter.

7. Internationella överföringar

Dina uppgifter kan behandlas i länder utanför din hemvist. När vi överför data från EES eller Storbritannien till länder utan adekvat skyddsnivå använder vi lämpliga skyddsåtgärder (t.ex. standardavtalsklausuler) enligt lag.

8. Lagring

Vi lagrar organisations-, manager-, medarbetar-, sessions- och larmsdata medan organisationen är aktiv kund och i den utsträckning som behövs för tjänsten. Organisationer kan exportera revisionshistorik före uppsägning. När en medarbetare avaktiveras upphör nya sessioner, men historik kan finnas kvar i exportbar historik om inte radering begärs enligt vår lagringspolicy och rättsliga krav.

9. Säkerhet

Vi använder branschstandard för att skydda data, inklusive kryptering under överföring och åtkomstkontroller. Organisationer och användare ansvarar för säkra lösenord och enheter. Vi underrättar berörda parter och tillsynsmyndigheter när det krävs vid incidenter som påverkar personuppgifter.

10. Dina rättigheter

Beroende på var du bor kan du ha rätt att få tillgång till, rätta, radera, begränsa eller portera personuppgifter, invända mot viss behandling, återkalla samtycke eller klaga till en tillsynsmyndighet.

Medarbetare och managers bör först kontakta sin organisation för arbetsplatsrelaterade begäranden. Du kan också kontakta oss på support@tapokie.com. Organisationsadministratörer kan avaktivera medarbetare, exportera poster och hantera dashboardåtkomst från managerdashboarden.

11. Barn

TapOkie Work är en arbetsplatstjänst för organisationer och deras personal. Den är inte riktad till barn. Organisationer får inte tilldela konton till personer under den lägsta ålder för arbete som gäller i deras jurisdiktion.

12. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan. Vi publicerar den uppdaterade versionen på denna sida och uppdaterar datumet ”Senast uppdaterad”. Vid väsentliga ändringar kan vi underrätta organisationsadministratörer via e-post eller dashboard.

13. Kontakt

För integritetsfrågor eller -begäranden: support@tapokie.com.