Privacybeleid

1. Wie wij zijn

TapOkie Work ("wij", "ons" of "onze") is een veiligheidsplatform voor alleenwerkers, geëxploiteerd door Lynkobyte. Het omvat het TapOkie Work manager-dashboard, de mobiele app voor workers en gerelateerde diensten op work.tapokie.com. Dit beleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u TapOkie Work gebruikt als organisatiebeheerder, manager of worker.

TapOkie Work is gescheiden van de consumentenapp TapOkie voor persoonlijke check-ins. Voor privacyvragen: support@tapokie.com.

2. Rollen en verantwoordelijkheden

TapOkie Work is een zakelijke dienst die organisaties gebruiken om de veiligheid van alleenwerkers te volgen. Afhankelijk van uw rol:

• Organisatiebeheerders en managers maken accounts aan, configureren teams, ontvangen meldingen en openen rapporten via het manager-dashboard.
• Workers gebruiken de TapOkie Work-app om bezoeken te starten en te beëindigen, timers te verlengen en SOS te activeren wanneer nodig.

Uw organisatie is verantwoordelijk voor het informeren van workers waarom gegevens worden verzameld, welke managers meldingen ontvangen, en voor het naleven van eigen arbeids- en privacyverplichtingen. TapOkie verwerkt gegevens op instructie van de organisatie om de dienst te leveren.

3. Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen gegevens die nodig zijn om TapOkie Work te laten werken, waaronder:

• Organisatiegegevens: organisatienaam, branche, tijdzone, website, factuurcontact en configuratie zoals standaard sessietimers en escalatie-instellingen.
• Manager- en beheerdersaccounts: naam, e-mailadres, rol, inloggegevens en dashboardactiviteit voor beveiliging en auditlogs.
• Worker-accounts: naam, e-mailadres, teamtoewijzing, accountstatus en door de organisatie aangemaakte inloggegevens.
• Sessie- en veiligheidsgegevens: start- en eindtijden, timerduur, verlengingen, locatielabels, sessiestatus (inclusief gemiste check-outs en SOS), en locatiecoördinaten bij start of einde van een sessie of SOS, als locatietoestemming is verleend op het apparaat.
• Meldingen en escalaties: gemiste check-outs en SOS-gebeurtenissen, bevestigingsstatus, escalatiestappen en gerelateerde tijdstempels.
• Notificaties: push-tokens en apparaatplatform voor worker-appmeldingen en browser-pushabonnementen voor managers.
• Rapporten en exports: gegevens in auditexports, geplande rapporten, compliancecertificaten en door de organisatie aangemaakte quick-glance-boardlinks.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- of appversie, en operationele logs voor beveiliging, troubleshooting en betrouwbaarheid.

4. Hoe wij gegevens gebruiken

Wij gebruiken gegevens om:

• Het manager-dashboard en de worker-app te leveren.
• Bezoeksessies vast te leggen en gemiste check-outs of SOS te detecteren.
• Meldingen en escalaties naar geconfigureerde managers te sturen per e-mail en browser-push.
• Auditklare rapporten, exports en compliancecertificaten te genereren.
• Alleen-lezen quick-glance-boardlinks van de organisatie te laten werken.
• Service-, beveiligings- en optionele wekelijkse digest-e-mails te sturen.
• De organisatie te factureren en abonnementen te beheren.
• De dienst te verbeteren, te beveiligen en te ondersteunen en te voldoen aan de wet.

5. Rechtsgrond (EER/VK)

Waar de wet dat vereist, verwerken wij persoonsgegevens op basis van: (a) overeenkomst — om de dienst te leveren waarvoor uw organisatie zich heeft aangemeld; (b) gerechtvaardigde belangen — voor beveiliging, fraudepreventie, dienstverbetering en het waarschuwen van managers bij mogelijke veiligheidsincidenten, voor zover die belangen niet zwaarder wegen dan individuele rechten; en (c) toestemming — waar u toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor optionele browser-push of locatietoestemming in de worker-app.

6. Met wie wij gegevens delen

• Binnen uw organisatie: door de organisatie geautoriseerde managers en beheerders kunnen workerstatus, meldingen, sessiegeschiedenis en exports inzien volgens hun rol.
• Dienstverleners: hosting, e-mail, pushnotificatiediensten (zoals Firebase Cloud Messaging) en andere infrastructuur die gegevens in onze opdracht verwerken met passende waarborgen.
• Autoriteiten: waar vereist door wet, gerechtelijk bevel of ter bescherming van rechten en veiligheid.

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Internationale doorgifte

Uw gegevens kunnen worden verwerkt in landen buiten uw woonplaats. Bij doorgifte uit de EER of het VK naar landen zonder passend beschermingsniveau gebruiken wij passende waarborgen (zoals standaardcontractbepalingen) zoals de wet vereist.

8. Bewaartermijn

Wij bewaren organisatie-, manager-, worker-, sessie- en meldingengegevens zolang de organisatie actieve klant is en voor zover nodig om de dienst te leveren. Organisaties kunnen auditgeschiedenis exporteren vóór opzegging. Wanneer een worker wordt gedeactiveerd, stoppen nieuwe sessies, maar historische records kunnen in de exporteerbare geschiedenis van de organisatie blijven tenzij verwijdering wordt gevraagd overeenkomstig ons bewaarbeleid en wettelijke verplichtingen.

9. Beveiliging

Wij gebruiken industrie-standaardmaatregelen om gegevens te beschermen, waaronder versleuteling tijdens transport en toegangscontroles. Organisaties en gebruikers zijn verantwoordelijk voor veilige wachtwoorden en apparaten. Wij melden aan betrokkenen en toezichthouders waar vereist als een inbreuk persoonsgegevens treft.

10. Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont, kunt u rechten hebben om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te wissen, te beperken of over te dragen, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerking, toestemming in te trekken of een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Workers en managers moeten werkplekgegevensverzoeken eerst aan hun organisatie richten. U kunt ons ook bereiken via support@tapokie.com. Organisatiebeheerders kunnen workers deactiveren, records exporteren en dashboardtoegang beheren via het manager-dashboard.

11. Kinderen

TapOkie Work is een werkplekdienst voor organisaties en hun personeel. Hij is niet bedoeld voor kinderen. Organisaties mogen geen accounts toewijzen aan personen onder de minimumleeftijd voor werk die in hun rechtsgebied geldt.

12. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij plaatsen de bijgewerkte versie op deze pagina en werken de datum "Laatst bijgewerkt" bij. Bij materiële wijzigingen kunnen wij organisatiebeheerders per e-mail of via het dashboard informeren.

13. Contact

Voor privacyvragen of -verzoeken: support@tapokie.com.