Tietosuojakäytäntö

1. Keitä olemme

TapOkie Work (”me”, ”meidän” tai ”meidät”) on Lynkobyten operoima yksintyöskentelevien turvallisuusalusta. Se sisältää TapOkie Work -managerin hallintapaneelin, työntekijöiden mobiilisovelluksen sekä niihin liittyvät palvelut osoitteessa work.tapokie.com. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten keräämme, käytämme, tallennamme ja suojaamme henkilötietoja, kun käytätte TapOkie Workia organisaation ylläpitäjänä, managerina tai työntekijänä.

TapOkie Work on erillinen kuluttajasovelluksesta TapOkie, joka on henkilökohtainen check-in. Tietosuojakysymyksissä: support@tapokie.com.

2. Roolit ja vastuut

TapOkie Work on yrityspalvelu, jota organisaatiot käyttävät yksintyöskentelevien turvallisuuden seurantaan. Rooleistanne riippuen:

• Organisaation ylläpitäjät ja managerit luovat tilejä, määrittävät tiimejä, vastaanottavat hälytyksiä ja käyttävät raportteja managerin hallintapaneelin kautta.
• Työntekijät käyttävät TapOkie Work -mobiilisovellusta käyntien aloittamiseen ja lopettamiseen, ajastimien pidentämiseen ja SOS-hälytyksen käynnistämiseen tarvittaessa.

Organisaationne vastaa siitä, että työntekijöille kerrotaan, miksi tietoja kerätään, mitkä managerit saavat hälytyksiä, sekä omista työsuhde- ja tietosuojavelvoitteistaan. TapOkie käsittelee tietoja organisaation ohjeiden mukaisesti palvelun tuottamiseksi.

3. Keräämämme tiedot

Keräämme tietoja, joita TapOkie Workin toiminta edellyttää, mukaan lukien:

• Organisaation tiedot: nimi, toimiala, aikavyöhyke, verkkosivusto, laskutuskontakti sekä asetukset kuten oletusistuntojen ajastimet ja eskalointi.
• Manager- ja admin-tilit: nimi, sähköposti, rooli, kirjautumistiedot ja hallintapaneelin toiminta turvallisuutta ja auditointia varten.
• Työntekijätilit: nimi, sähköposti, tiimin määritys, tilin tila ja organisaation luomat kirjautumistiedot.
• Istunto- ja turvallisuustiedot: istunnon alku- ja loppuaajat, ajastimen kesto, pidennykset, sijaintitunnisteet, istunnon tila (mukaan lukien väliin jääneet check-outit ja SOS) sekä sijaintikoordinaatit istunnon alkaessa/loppuessa tai SOS:ssa, jos laitteelle on myönnetty sijaintilupa.
• Hälytykset ja eskaloinnit: väliin jääneet check-outit ja SOS-tapahtumat, kuittaustila, eskalointivaiheet ja niihin liittyvät aikaleimat.
• Ilmoitukset: push-tunnisteet ja laitealusta työntekijäsovellukselle sekä managerien selainpush-tilaukset.
• Raportit ja vienti: audit-viennin, ajoitettujen raporttien, vaatimustenmukaisuustodistusten ja organisaation luomien quick-glance-taululinkkien tiedot.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tai sovelluksen versio sekä käyttölokit turvallisuutta, vianmääritystä ja luotettavuutta varten.

4. Miten käytämme tietoja

Käytämme tietoja:

• Managerin hallintapaneelin ja työntekijäsovelluksen tarjoamiseen.
• Käyntiistuntojen kirjaamiseen sekä väliin jääneiden check-outien tai SOS-tapahtumien havaitsemiseen.
• Hälytysten ja eskalointien lähettämiseen määritetyille managereille sähköpostitse ja selainpushina.
• Auditointivalmiiden raporttien, vientien ja vaatimustenmukaisuustodistusten luomiseen.
• Organisaation luomien vain-luku-quick-glance-taululinkkien ylläpitoon.
• Palvelu-, turvallisuus- ja valinnaisten viikkodigest-sähköpostien lähettämiseen.
• Organisaation laskutukseen ja tilauksien hallintaan.
• Palvelun parantamiseen, turvaamiseen ja tukeen sekä lain noudattamiseen.

5. Oikeusperuste (ETA/YK)

Lain niin edellyttäessä käsittelemme henkilötietoja: (a) sopimuksen perusteella – organisaationne tilaaman palvelun tuottamiseksi; (b) oikeutettujen etujen perusteella – turvallisuus, petosten torjunta, palvelun parantaminen ja managerien hälyttäminen mahdollisista turvallisuustapahtumista, kun nämä edut eivät syrjäytä yksilön oikeuksia; sekä (c) suostumuksen perusteella – kun olette sen antaneet, esimerkiksi valinnaisiin selainpush-ilmoituksiin tai sijaintilupaan työntekijäsovelluksessa.

6. Kenelle jaamme tietoja

• Organisaation sisällä: valtuutetut managerit ja ylläpitäjät voivat roolinsa mukaisesti nähdä työntekijöiden tilan, hälytykset, istuntohistorian ja viennit.
• Palveluntarjoajat: hosting, sähköposti, push-palvelut (kuten Firebase Cloud Messaging) ja muu infrastruktuuri, joka käsittelee tietoja ohjeidemme mukaisesti asianmukaisin suojatoimin.
• Viranomaiset: kun laki, tuomioistuimen määräys tai oikeuksien ja turvallisuuden suojaaminen sitä edellyttää.

Emme myy henkilötietoja.

7. Kansainväliset siirrot

Tietojanne voidaan käsitellä asuinmaanne ulkopuolella. Kun siirrämme tietoja ETA-alueelta tai Yhdistyneestä kuningaskunnasta maihin, joissa ei ole riittävää suojatasoa, käytämme asianmukaisia suojatoimia (kuten vakiolausekkeita) lain edellyttämällä tavalla.

8. Säilytys

Säilytämme organisaation, managerien, työntekijöiden, istuntojen ja hälytysten tietoja niin kauan kuin organisaatio on aktiivinen asiakas ja palvelun tuottaminen sitä edellyttää. Organisaatiot voivat viedä auditointihistorian ennen irtisanomista. Kun työntekijä deaktivoidaan, uudet istunnot päättyvät, mutta historiatiedot voivat jäädä organisaation vietävään historiaan, ellei poistoa pyydetä säilytyskäytäntömme ja lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.

9. Turvallisuus

Käytämme alan standardeja tietojen suojaamiseen, mukaan lukien salaus siirron aikana ja käyttöoikeuksien hallinta. Organisaatiot ja käyttäjät vastaavat salasanojen ja laitteiden turvallisuudesta. Ilmoitamme asiaankuuluville osapuolille ja valvontaviranomaisille, jos rikkomus koskee henkilötietoja ja laki niin vaatii.

10. Oikeutenne

Asuinpaikastanne riippuen teillä voi olla oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa tai siirtää niitä, vastustaa tiettyä käsittelyä, peruuttaa suostumus tai valittaa valvontaviranomaiselle.

Työntekijöiden ja managerien tulee ensisijaisesti ottaa yhteyttä organisaatioonsa työpaikkatietopyynnöissä. Voitte myös ottaa meihin yhteyttä osoitteeseen support@tapokie.com. Organisaation ylläpitäjät voivat deaktivoida työntekijöitä, viedä tietueita ja hallita hallintapaneelin käyttöoikeuksia managerin hallintapaneelista.

11. Lapset

TapOkie Work on työpaikkapalvelu organisaatioille ja niiden henkilöstölle. Sitä ei ole suunnattu lapsille. Organisaatiot eivät saa myöntää tilejä henkilöille, jotka ovat alle toimivalta-alueella sovellettavan työssäkäynnin vähimmäisiän.

12. Muutokset tähän käytäntöön

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Julkaisemme päivitetyn version tällä sivulla ja päivitämme ”Viimeksi päivitetty” -päivämäärän. Merkittävistä muutoksista voimme ilmoittaa organisaation ylläpitäjille sähköpostitse tai hallintapaneelin kautta.

13. Yhteystiedot

Tietosuojakysymyksissä ja -pyynnöissä: support@tapokie.com.